Liebe RGV,
es ist endlich so weit, wir machen es euch ab heute viel einfacher, Einladungsmails an eure Gruppen zu versenden. Gleichzeitig stellen wir vom bisher eingesetzten MDaemon zum wesentlich moderneren Mailchimp um. Das hat folgende Nebeneffekte:

  • Wir werden ein Stück Infrastruktur los, das bisher von der OH22 on premises betrieben wurde
  • Wir werden mit double opt in und unsubscribe Links DSGVO-Konform
  • Wir entlasten das HQ und Christian, da die User sich selber vom Newsletter abmelden und auch über die Homepage anmelden können.
  • Der Vorstand hat die Möglichkeit, einheitliche „Werbe-Informationen“ in unsere Einladungsmails einzufügen – um beispielsweise auf Veranstaltungen wie die Konferenz, das Camp oder die SQL Saturdays hinzuweisen
  • Wir bekommen ein neues, moderneres Design für unsere Newsletter, das jetzt einheitlich angewendet wird ohne dass ihr etwas dafür tun müsst.

Ihr seht also, wir gewinnen dabei alle. Und was müsst ihr dafür tun? Ganz einfach: ihr versendet ab heute eure RG Einladungsmails über die Homepage.

Wie das geht erfahrt ihr jetzt.

  1. Ihr meldet euch unter https://www.sqlpass.de/wp-admin unter Zuhilfenahme der 2 Faktor Authentifizierung an. Wer das noch nie getan hat oder Probleme bei der Anmeldung hat, meldet sich bitte bei mir, ich unterstütze gerne beim Einrichten des Logins oder im Falle von Problemen.

  2. In der linken Menüleiste im Backend müsstet ihr nun einen Punkt „RG Einladung“ sehen, das ist der Inhaltstyp, über den die Einladungsmail gesteuert werden. Hier habt ihr die Möglichkeit, eine neue Einladung zu erstellen oder alte Einladungen von Euch zu bearbeiten, um beispielsweise einen Reminder zu senden.
    Zunächst klickt ihr aber im linken Menü unter „RG Einladungen“ auf „Neue RG-Einladung“:

  3. Ihr kommt nun auf eine Seite um einen neuen Beitrag zu erstellen.

Hier tut ihr nun folgendes:

(1) ihr gebt einen Titel ein, der Titel ist gleichzeitig auch der Betreff eurer E-Mail. Wir haben für euch hier eine Abkürzung gebaut, wenn ihr %(auto_subject) in euren Titel eingebt, dann wird das beim Senden der Einladung durch die Details eures Events ersetzt, das sieht dann so aus: „PASS RG Berlin am 23.04.2020 um 19:00 Ceteris AG“ Das könnt ihr auch kombinieren indem ihr den Shortcut irgendwo in den Text einbaut.

(2) Euer Einladungstext, das ist der Text, den ihr sonst auch in die Mail setzen würdet, um eure Empfänger anzusprechen

(3) „Betrifft Regionalgruppe“: hier wählt ihr eine RG aus, für die ihr RGV seid, also Einladungen senden könnt. Wenn ihr das nicht tut, bekommt ihr eine Fehlermeldung und keine Mail wird versendet!

(4) Betrifft Veranstaltung: hier wählt ihr das Event aus, das ihr bewerben wollt. Das muss nicht zwangsweise ein Event eurer RG sein, ihr könnt hier auch Events anderer RG an euren Verteiler schicken zum Beispiel falls ihr mal ein gemeinsames Event macht oder auf einen tollen Vortrag „in der Nähe“ hinweisen wollt.

(5) Sofort veröffentlichen: ihr könnt hier auch ein Veröffentlichungsdatum auswählen. Wenn ihr das tut, dann geht die Mail zu diesem Termin raus. Ihr habt also die Möglichkeit, die Einladungsmails vorab zu planen und auch mehrere Einladungsmails/Reminder direkt mit einzutakten und so eure Einladungen optimal „an den Mann/die Frau“ zu bringen.

(6) „Veröffentlichen“: damit speichert ihr den Beitrag und (wenn er veröffentlicht wird, geht auch direkt die Einladungsmail raus.

4. Wenn ihr das alles getan habt, geht eure Mail raus, sie sieht dann so aus:

(1): Hier wird dann euer Text stehen
(2): Hier werden automatisch die Themen, die ihr beim Anlegen der Veranstaltung unter „Agenda“ eingetragen habt aufgeführt. Es ist also wichtig, dass ihr die Agenda eurer Veranstaltungen richtig pflegt!

(3) Der Sprecher-Block wird mit Foto (falls gepflegt) und Sprecher-Bio von eurer Veranstaltung übernommen. Auch hier ist es wichtig, dass ihr beim Anlegen der Veranstaltung die Sprecher richtig eingetragen habt.

(4) Die Details eurer Veranstaltung werden wie oben schon von der Veranstaltung übernommen, ihr müsst hier wenn ihr euer Event ordentlich eingetragen habt, nichts mehr tun, damit hier die richtigen Daten übernommen werden.
(5) Selbiges gilt natürlich für den Veranstaltungsort und die Ansprechpartner (6)

(7) Schließlich hat der Vorstand die Möglichkeit, Content in die Einladung zu platzieren, falls wir als Verein global auf ein Thema hinweisen möchten, zum Beispiel die Konferenz, das PASS Camp, unsere SQL Saturdays oder ähnliches.

Das war es schon. Was ihr tun müsst: Eure Veranstaltungen richtig einpflegen und dann diesen Beitrag anlegen, den ihr dann auch nachträglich für eure Reminder bearbeiten könnt. Das war es schon, mehr ist nicht zu tun.

Optimal ist das sicher noch nicht und an einigen Stellen ausbaufähig, aber wir glauben, dass es ein guter Schritt nach vorne ist, um unsere Vereinskommunikation zeitgemäßer zu gestalten und euch die Arbeit zu erleichtern.

Bei Fragen wendet euch an Ben (bke@sqlpass.de).